Manual do MedCoreFlex
Tela a tela, o que cada número significa, o que cada botão faz e por que o sistema recusa algumas coisas. Escrito para a farmácia inteira — do caixa que abre a gaveta às sete e meia ao dono que confere a margem no fim do mês.
Antes de tudo: quem faz o quê
O sistema não esconde telas por capricho. Cada pessoa vê o que precisa para o trabalho dela, e o que ela não vê costuma ser aquilo que, se alguém mexer por engano, dá trabalho sério para desfazer — ou não dá para desfazer.
Operador de caixa
Vende, recebe, abre e fecha o próprio caixa. Não mexe em preço, não apaga venda, não vê o resultado da loja.
Balconista
Tudo do caixa, mais consulta de estoque, cadastro de cliente e lançamento de pedido de entrega.
Farmacêutico responsável
Libera receita, responde pelo SNGPC e pelos serviços que exigem formação — aplicação de injetável, vacina, teste rápido.
Gerente
Compra, ajusta preço dentro do teto, autoriza desconto acima do limite do balconista, confere o fechamento do caixa.
Dono / administrador
Enxerga as duas lojas, cadastra usuário, define permissão e lê a auditoria. É o único que circula entre lojas sem vínculo explícito.
Uma regra atravessa o sistema inteiro
Quando a configuração está incompleta, o sistema nega em vez de
liberar. Um usuário criado sem nenhuma loja marcada não enxerga loja
nenhuma — não é defeito, é o desenho. Para alguém circular entre as
filiais, é preciso marcar as lojas dele, ou conceder a permissão
loja.todas, de propósito, em Administração › Usuários.
Entrar no sistema
- Todo mundo
Entra-se com CPF ou e-mail e senha. O CPF pode ser digitado só com números; o sistema formata sozinho.
- CPF ou e-mail
- O mesmo cadastro serve para o site e para o aplicativo. Se a pessoa trocou de e-mail, o CPF continua funcionando.
- Loja ativa
- Depois de entrar, aparece no canto superior esquerdo. Quem trabalha em mais de uma loja troca ali, e tudo o que a tela mostra passa a ser daquela loja — estoque, caixa, preço.
Pode
- Usar o mesmo login no computador do balcão e no celular.
- Ficar logado o dia inteiro: a sessão se renova sozinha enquanto há uso.
Não pode, e por quê
- Emprestar o login. Toda venda, todo desconto e toda sangria ficam gravados com o nome de quem estava logado. Emprestar a senha é assumir o que o outro fizer.
- Um login genérico de "caixa". Sem saber quem operou, a auditoria não serve para nada e a diferença de caixa não tem dono.
Painel
- Dono
- Gerente
- Farmacêutico
O painel responde três perguntas nesta ordem: como foi hoje, o que está queimando agora e estamos melhorando ou piorando.
Os cartões de cima
- Vendas hoje
- Soma das vendas finalizadas no relógio da loja, não no relógio do servidor. A comparação embaixo é com ontem, não com a média: o dono do balcão pensa em "melhor ou pior que ontem", e média de trinta dias esconde a segunda-feira fraca.
- Ticket médio
- Valor dividido pelo número de cupons. Numa farmácia de rua ele fica entre R$ 60 e R$ 75. Subiu muito de repente? Costuma ser venda de dermocosmético ou aparelho, não aumento de movimento.
- Margem hoje
- Venda menos custo médio do que saiu. A porcentagem embaixo é sobre a venda. Margem caindo com venda estável quase sempre é desconto demais — cruze com o relatório de desconto por operador.
- No mês
- Acumulado do mês corrente, com a margem em reais. É o número que o contador vai pedir.
A faixa de alertas
- Lotes vencidos
- Produto com validade passada ainda contando no saldo. Não some sozinho: alguém precisa dar baixa por ajuste, com motivo. Enquanto não der, o valor do estoque está inflado.
- Abaixo do mínimo
- Itens em risco de ruptura, comparando o saldo com o mínimo cadastrado. É a lista que vira pedido de compra.
- Entregas atrasadas
- Pedidos há mais de 45 minutos na rua. Clicar abre a central de delivery já no pedido.
Os gráficos
- Últimos 14 dias
- Faturamento por dia, com a margem em linha tracejada. As duas linhas devem andar juntas; quando a de cima sobe e a de baixo não acompanha, vendeu-se mais barato.
- Movimento de hoje
- Faturamento por hora, no horário da loja. É o gráfico que decide escala: se o pico é às 11h e às 18h, não adianta reforçar o balcão às 15h.
- Ano a ano
- Compara o mesmo mês de anos diferentes. Só fica útil depois do primeiro ano de uso.
PDV — frente de venda
- Operador de caixa
- Balconista
- Farmacêutico
A tela foi feita para funcionar sem mouse. O leitor de código de barras se comporta como teclado — bipa e manda Enter —, então o campo de busca fica sempre pronto para receber.
As teclas
| F2 | Volta o cursor para a busca, a qualquer momento. |
| F4 | Identifica o cliente (CPF, nome ou telefone). |
| F8 | Desconto — só aparece para quem tem permissão. |
| F10 | Abre o pagamento. Só funciona com itens na venda. |
| ↑ ↓ | Navegam pela lista de resultados da busca. |
| Enter | Inclui o item selecionado. |
| Esc | Fecha o que estiver aberto. |
O que a tela mostra
- Conectado · 500 nº
- No topo. Conectado quer dizer que o sistema está falando com o servidor. O número ao lado é a reserva de numeração para vender offline: se a internet cair, a venda continua e sobe depois. Quando essa reserva encolhe, peça uma nova faixa antes que acabe.
- Cliente · Identificar (F4)
- Sem cliente identificado não existe crediário, convênio nem histórico de compra. Para venda de controlado a identificação é obrigatória.
- Coluna Qtd.
- Editável. Trocar a quantidade recalcula o item e o total na hora.
- Unit. e Total
- O unitário vem da tabela de preço daquela loja. A filial pode ter preço diferente da matriz, e é normal.
- Caixa fechado
- Faixa vermelha avisando que não há sessão aberta neste terminal. Dá para montar a venda, mas não para finalizar. O link Abrir o caixa leva direto à tela certa.
Pode
- Dividir o pagamento: parte no Pix, parte no cartão, parte em dinheiro.
- Vender com a internet caída — a venda sobe sozinha quando voltar.
- Dar desconto até o limite do perfil. Acima disso, o sistema pede autorização de supervisor em vez de simplesmente recusar.
Não pode, e por quê
- Finalizar sem caixa aberto. Venda sem sessão não tem onde ser conferida no fim do dia, e a diferença apareceria sem dono.
- Fechar com o pagamento diferente do total. A tolerância é de um centavo, para arredondamento. Acima disso o caixa não fecharia à noite e ninguém saberia por quê.
- Vender controlado ou antibiótico sem receita vinculada. Não é o sistema sendo chato: é o que o livro do SNGPC e a Portaria 344 exigem, e é o que a fiscalização confere.
- Vender acima do preço máximo ao consumidor. O teto da CMED está gravado por produto e por estado. O sistema recusa antes de gravar — ver Preços.
- Mandar o preço pela tela. O valor sempre vem da tabela do servidor. Preço digitado à mão entra como preço manual e fica marcado assim para a auditoria.
Caixa
- Operador de caixa
- Gerente
O caixa é a ponte entre o que o sistema diz e o dinheiro que está na gaveta. Abre-se de manhã declarando o fundo de troco, e fecha-se à noite contando o que sobrou.
- Fundo de troco
- O dinheiro que já estava na gaveta antes da primeira venda. Se for declarado errado, a diferença aparece no fechamento e parece falta de dinheiro.
- Sangria
- Retirada de dinheiro da gaveta para o cofre, durante o expediente. Faz-se quando o dinheiro passa do limite combinado — na Drogaria Modelo, R$ 600. Reduz o que se perde num assalto e o que se erra na conferência.
- Suprimento
- O contrário: colocar troco na gaveta no meio do dia.
- Iniciar fechamento
- Trava novas vendas naquele terminal e mostra o que o sistema espera encontrar. A contagem física é feita depois de travar — contar com o caixa vendendo não fecha nunca.
- Diferença
- Contado menos esperado. Diferença pequena acontece; diferença sempre do mesmo sinal, no mesmo turno, é padrão, não acaso.
Pode
- Cancelar um fechamento iniciado por engano e voltar a vender.
- Fechar com diferença — o sistema registra o valor e quem fechou.
- Trabalhar com vários caixas na mesma loja, cada um com sua sessão.
Não pode, e por quê
- Duas sessões abertas no mesmo terminal. O banco impede. Duas sessões significariam duas contagens para uma gaveta só.
- Apagar uma sangria. Movimento de caixa é registro financeiro: corrige-se com um movimento no sentido contrário, nunca apagando.
- Fechar o caixa de outra pessoa sem que ela saiba. Fica gravado quem fechou, e a diferença passa a ser responsabilidade de quem contou.
Devoluções e trocas
- Gerente
- Balconista com permissão
- Número da venda
- Está impresso no cupom. Trazendo a venda, aparecem os itens e a quantidade ainda passível de devolução.
- Motivo
- Obrigatório e em texto livre — "cliente comprou errado", "reação". É o que permite descobrir depois se o problema é de um produto, de um fornecedor ou de orientação no balcão.
- Retorna ao estoque
- Marcado, o produto volta ao saldo. Desmarcado quando o item não pode ser revendido — embalagem violada, termolábil que ficou fora da geladeira.
- Forma de restituição
- Dinheiro, estorno no cartão ou crédito com a farmácia.
Pode
- Devolver parte da venda: um item de três, ou uma caixa de duas.
- Trocar por outro produto, gerando uma venda nova ligada à original.
Não pode, e por quê
- Devolver mais do que foi vendido. O sistema controla o saldo devolvido por item.
- Devolver medicamento ao estoque por decisão do balcão. A RDC 44/2009 não admite revenda de medicamento que saiu da farmácia, salvo hipóteses específicas: deixe a caixa desmarcada e registre a perda.
Cancelamentos
- Gerente
- Dono
Cancelar é diferente de devolver. Devolução é o cliente trazendo o produto de volta depois. Cancelamento é a venda que não deveria ter existido — o operador bipou errado e o cliente desistiu ali mesmo.
- Número do cupom
- Identifica a venda a cancelar.
- Justificativa
- Obrigatória. Vai junto para o pedido de cancelamento da nota fiscal, e é o que o fisco lê.
- Fila de cancelamentos
- Cada pedido fica visível com quem pediu, quando e por quê, até alguém com permissão avaliar.
Nota fiscal já emitida tem prazo
A NFC-e só pode ser cancelada dentro da janela que a Sefaz permite (em regra, 30 minutos após a autorização). Passou disso, o caminho não é o cancelamento: é a devolução, que gera o documento próprio.
Estoque
- Todo mundo consulta
- Gerente ajusta
Os quatro números do topo
- Valor em estoque
- Saldo × custo médio — o que a farmácia tem parado, a preço de compra, não de venda. É o número que o contador usa e o que o dono compara com o dinheiro em caixa.
- Itens com saldo
- Quantos produtos diferentes têm ao menos uma unidade.
- Abaixo do mínimo
- Risco de ruptura. Vem do mínimo cadastrado por produto e por loja, que o sistema calcula pela cobertura em dias sobre a venda média.
- Vencidos · 30 dias
- Dois números: lotes já vencidos e lotes que vencem no próximo mês. O segundo ainda dá tempo de girar com promoção; o primeiro já é perda.
As abas
- Pesquisar
- Busca rápida por nome, código de barras ou princípio ativo.
- Posição
- A tabela completa, com local, saldo, reservado, próxima validade e custo médio. Kardex em cada linha abre a ficha de movimentação daquele produto: toda entrada e toda saída, com data, documento e quem fez.
- Validade
- Os lotes ordenados por vencimento. É a lista que se leva para a gôndola na conferência de validade.
- Locais
- O endereçamento da loja: gôndola, balcão, depósito, geladeira, cofre. Cada local pode ser marcado como refrigerado (2 a 8 °C) — e aí só produto termolábil entra, e ele só pode ficar ali — ou sob chave, que a Portaria 344 exige para as listas A e B.
Por que a venda puxa sempre o lote mais velho
O sistema separa por FEFO — sai primeiro o que vence primeiro, não o que chegou primeiro. Por isso, ao vender três caixas, o cupom pode mostrar dois lotes diferentes: acabou o mais curto e entrou o seguinte. Está certo.
Pode
- Ajustar saldo para bater com a contagem — sempre com motivo.
- Ter o mesmo produto em dois locais: balcão para venda, depósito para reposição.
Não pode, e por quê
- Apagar uma movimentação de estoque. O saldo de hoje é a soma de tudo o que já aconteceu; apagar uma linha do meio faria o número bater sem que ninguém soubesse por quê. Corrige-se com um ajuste em sentido contrário.
- Guardar termolábil fora da geladeira, nem "só por hoje". O local recusa o produto.
- Deixar lote vencido no saldo esperando alguém resolver. Ele continua sendo oferecido na venda e infla o valor do estoque.
Produtos
- Gerente
- Farmacêutico
A tela abre vazia: é uma busca. Digite nome, código de barras, código interno ou princípio ativo — buscar por princípio ativo é o que resolve o "tem genérico disso?".
- Tarjas e selos
- Venda livre, tarja vermelha (exige receita), tarja preta (controlado, Portaria 344). O selo Genérico, Similar ou Referência aparece ao lado.
- Disponível
- Saldo na loja ativa, na unidade de venda (CX, UN, FR).
- Local no estoque
- Onde o produto está fisicamente. Trocar muda o endereço. Quando há mais de um, os demais aparecem embaixo.
- Código de barras
- Um produto pode ter mais de um, e é comum: o fabricante troca a embalagem e o código muda. Todos bipam.
- Registro MS
- O número do registro no Ministério da Saúde. É o que a fiscalização confere contra a embalagem.
- Lotes em estoque
- Cada lote com número, validade e quantidade. O selo Vencido em vermelho marca o que precisa sair do saldo.
- Foto
- Arraste uma imagem para subir. Vale o esforço: a foto aparece na busca do PDV e reduz erro de bipagem entre apresentações parecidas.
Preços
- Dono
- Gerente
Aqui se reajusta preço de muitos produtos de uma vez — por categoria, por laboratório, por faixa de margem. Antes de aplicar, o sistema mostra o que vai acontecer.
- Produtos no recorte
- Quantos itens o filtro pegou. Confira antes de aplicar: é fácil selecionar a farmácia inteira sem querer.
- Limitados pelo PMC
- Produtos cujo reajuste bateu no teto da CMED e ficou travado no máximo permitido. Não é erro — é a lei. O preço vai até o teto e para.
- Abaixo do custo
- Itens que ficariam sendo vendidos por menos do que custaram. Às vezes é proposital (isca de gôndola); quase sempre é engano.
- Sem custo médio
- Produtos que nunca tiveram entrada registrada, então não há como calcular margem. Entram pela entrada de nota.
PMC: o teto que não se negocia
Medicamento tem Preço Máximo ao Consumidor definido pela CMED, por produto e por estado — muda conforme a alíquota de ICMS. O MedCoreFlex guarda esse teto e recusa gravar preço acima dele, venha de onde vier: reajuste em lote, edição manual ou importação. Vender acima do PMC é infração sanitária, e a multa é da farmácia.
Pode
- Preço diferente por loja. A filial de bairro nobre pode cobrar mais.
- Preço promocional com data de início e fim — ele volta sozinho ao normal.
- Vender abaixo do custo, se for decisão consciente de quem tem permissão.
Não pode, e por quê
- Passar do PMC. Explicado acima.
- Reajustar sem olhar o recorte. Não há desfazer em lote: o histórico guarda o preço anterior de cada item, mas voltar é item a item.
Entrada de nota
- Gerente
- Estoquista
Cole o XML da NF-e que o fornecedor mandou. O sistema lê os itens, os lotes e as validades, e monta a entrada. Digitar nota à mão é onde nasce a maior parte dos erros de custo.
- Vincular item
- O código do fornecedor quase nunca é o seu. Na primeira nota você liga um ao outro; nas próximas ele entra sozinho.
- Lançar
- Confirma a entrada: soma o saldo, recalcula o custo médio e gera o título a pagar. Depois de lançada, a nota não se edita.
O custo médio só anda para frente
Cada entrada recalcula o custo médio misturando o que já havia com o que chegou. Ele nunca é recalculado para trás — se fosse, margem, DRE e comissão de meses já fechados mudariam sozinhos. Por isso vale conferir o custo antes de lançar.
Conferência
- Estoquista
- Gerente
A nota diz o que o fornecedor faturou. A conferência diz o que de fato chegou. Quando os dois números diferem, quem paga a diferença é a farmácia — a menos que ela esteja registrada.
- Pendentes
- Notas lançadas e ainda não conferidas.
- Contar item
- Bipe ou digite a quantidade recebida, item a item.
- Divergências
- O que veio a mais ou a menos. É o documento da reclamação junto ao fornecedor.
- Finalizar
- Encerra a conferência. Sem finalizar, a nota fica aparecendo como pendente para sempre.
Inventário
- Gerente
- Dono aprova
- Novo inventário
- Pode ser geral ou de uma parte só — uma categoria, um setor, os controlados. Inventário parcial frequente funciona melhor que o geral anual.
- Contar
- Lança-se a quantidade encontrada. O sistema não mostra o saldo esperado durante a contagem, de propósito: ver o número antes influencia quem conta.
- Divergências
- A diferença entre contado e esperado, item a item, com o valor em reais.
- Aprovar
- Só depois de aprovado o saldo do sistema é corrigido. É uma decisão de quem responde pelo estoque, não de quem contou.
Transferências
- Gerente
Uma loja com excesso manda para a que está em ruptura. A transferência tem dois lados: saída na origem e entrada no destino, e o estoque fica "em trânsito" entre um e outro — que é onde a mercadoria realmente está enquanto a moto não chega.
Pode
- Transferir lote a lote, preservando validade no destino.
- Recusar no recebimento o que não chegou, gerando divergência.
Não pode, e por quê
- Dar entrada no destino sem saída na origem. Seria criar estoque do nada, e o total das duas lojas deixaria de fechar.
Compras
- Dono
- Gerente
- Sugestão de pedido
- O sistema cruza venda média, saldo, mínimo e cobertura em dias, e propõe a quantidade. É ponto de partida: quem conhece a rua ajusta.
- Curva ABC
- Ordena os produtos pela participação no faturamento. Os A são poucos itens que respondem pela maior parte do dinheiro — são eles que não podem faltar. Faltar um item C custa pouco; faltar um A manda o cliente para a concorrente.
- Pedidos
- Os pedidos emitidos e seus status, até virarem nota de entrada.
Cotações
- Dono
- Gerente
- Nova cotação
- Dê um nome que você reconheça depois — "Reposição quinzenal" serve melhor que "Cotação 47".
- Respostas
- O preço que cada distribuidor devolveu, item a item.
- Economia
- Quanto se ganha comprando cada item de quem ofereceu o melhor preço, comparado a comprar tudo de um só. É o número que justifica o trabalho de cotar.
- Fechar
- Transforma as melhores ofertas em pedidos de compra, um por fornecedor.
Fornecedores
- Gerente
O cadastro liga a nota de entrada, o título a pagar e a cotação a um mesmo fornecedor. Sem ele não há como responder "quanto eu compro por mês de cada um" nem negociar prazo.
Clientes
- Balconista
- Farmacêutico
- Gerente
- Limite de crédito / Disponível
- Quanto o cliente pode levar no crediário e quanto ainda sobra. O disponível já desconta o que está em aberto.
- Crediário em aberto
- As parcelas ainda não pagas, com vencimento. É o que o balcão consulta antes de liberar mais uma compra fiada.
- Histórico
- As compras do cliente naquela loja. Serve para recompra ("o de sempre") e para conferir quando ele diz que comprou e não levou.
- Perfil farmacoterapêutico
- Alergias, condições de saúde e medicamentos de uso contínuo. É o campo que evita o erro grave: cliente alérgico a dipirona é a informação que o balconista precisa antes de sugerir.
- Endereços
- Com ponto de referência e coordenada. O endereço geocodificado é o que faz o pedido aparecer no mapa do delivery.
Dado de saúde é dado sensível
Alergia, condição e medicamento contínuo são dados pessoais sensíveis pela LGPD. Ficam no sistema para cuidar do cliente, não para vender lista. Todo acesso a esses campos fica registrado — ver LGPD.
Serviços farmacêuticos
- Farmacêutico
- Balconista agenda
Aferição de pressão, glicemia, aplicação de injetável, vacina, teste rápido, perfuração de lóbulo, orientação farmacêutica. A sala de serviços é hoje uma das partes mais rentáveis da farmácia, e a que mais depende de agenda.
- Agendado
- Marcado, ainda sem confirmação do cliente.
- Confirmado
- Cliente confirmou. Vale ligar na véspera: reduz falta pela metade.
- Em atendimento
- Acontecendo agora, na sala.
- Concluído / Faltou
- Marcar quem faltou não é burocracia: é o que mostra qual horário ou qual serviço tem mais ausência.
- Catálogo
- O que a farmácia presta, com duração e preço. Cada serviço diz se exige farmacêutico e se exige agendamento.
- Evolução
- As medições do cliente ao longo do tempo — pressão, glicemia. É o que transforma aferição solta em acompanhamento, e o que traz o cliente de volta todo mês.
Pode
- Serviço gratuito — aferição de pressão costuma ser isca, e funciona.
- Agendar pelo balcão, telefone, site ou aplicativo; a origem fica registrada.
Não pode, e por quê
- Aplicar injetável ou vacina sem farmacêutico responsável. É exigência de conselho e de vigilância sanitária, e o sistema bloqueia o serviço marcado como exige farmacêutico.
Central de delivery
- Balconista
- Gerente
Os quatro indicadores
- Em andamento
- Tudo que já entrou e ainda não foi entregue, de "novo" a "em rota".
- Atrasadas
- Mais de 45 minutos desde a entrada do pedido. É o número que manda ligar para o cliente antes de ele ligar para a farmácia.
- A receber na porta
- Dinheiro que está com os entregadores, para cobrar na entrega. Confira contra o que volta no fim do turno.
- Refrigerados
- Pedidos com item termolábil. Têm prioridade na rota: insulina em bolsa quente é perda total e responsabilidade da farmácia.
As abas
- Quadro
- Os pedidos em colunas por status: novo, separando, pronto, com entregador, em rota, entregue.
- Entregadores
- Quem está em turno, quantos pedidos leva na mão e a carga da bateria do celular. Bateria baixa é aviso: sem celular, some a posição.
- Ativação
- Onde se cadastra o entregador e se gera o token de 12 caracteres que ele usa para entrar no aplicativo.
- Mapa
- Onde estão as motos e os pedidos, agora.
- Relatórios
- Tempo médio, entregas por entregador, atrasos.
O token só funciona no horário da loja
O código de 12 caracteres que o entregador usa para entrar no aplicativo só vale enquanto a loja está aberta, conforme o horário cadastrado em Lojas. Fora disso ele não entra — e não vê endereço de cliente nenhum. A única exceção é o entregador que já está com uma entrega em andamento quando a loja fecha: ele continua conseguindo concluir.
Pode
- Priorizar um pedido; ele sobe na rota do entregador na hora.
- Conversar com o entregador pelo chat do aplicativo — fica registrado.
- Ligar para o telefone cadastrado do entregador direto do cartão do pedido.
- Reemitir o QR do comprovante se o cliente apagou a mensagem.
- Revogar o token de um entregador que saiu da equipe, na hora.
Não pode, e por quê
- Mandar medicamento controlado por delivery. O sistema bloqueia no banco, não só na tela. Controlado exige receita retida e identificação do comprador no balcão.
- Apagar o histórico de status de um pedido. Ele é o rastro da entrega: é o que prova onde o pedido estava e quando, se o cliente disser que não recebeu.
- Reaproveitar o token de um entregador em outro. Cada token é de uma pessoa; é assim que se sabe quem esteve com o pedido.
- Dono configura
- Balconista atende
Cada farmácia usa a própria conta do WhatsApp Business — as credenciais são da loja, não do fornecedor do sistema. Conversa virada em pedido já entra no quadro do delivery com o cliente vinculado.
- Situação
- Se a conta está conectada e recebendo.
- Fila
- Conversas aguardando resposta, por ordem de espera.
- Vincular pedido
- Liga a conversa a um pedido de entrega, para o histórico ficar junto.
Financeiro
- Dono
- Gerente
- Financeiro
- A pagar
- Títulos de fornecedor, aluguel, folha. Vêm em boa parte sozinhos, da entrada de nota.
- A receber
- O que foi vendido e ainda não virou dinheiro: cartão a compensar, crediário, convênio. Vender não é receber — a diferença entre as duas datas é o que aperta o caixa.
- Banco
- Contas bancárias e conciliação. Sobe-se o extrato e o sistema casa cada linha com o lançamento correspondente.
- Cartões
- O que a adquirente deve, por competência, com a taxa prevista. É aqui que se descobre taxa cobrada a mais.
- Fluxo do mês
- Entradas menos saídas, dia a dia. Mostra o dia em que o caixa aperta — normalmente o do vencimento dos distribuidores.
Pode
- Baixar um título parcialmente — o saldo continua em aberto.
- Conciliar o extrato linha a linha, aceitando as sugestões do sistema.
Não pode, e por quê
- Apagar um lançamento financeiro. Lançamento não se apaga nem se corrige: registra-se um estorno. Um extrato que muda para trás não pode ser conferido por ninguém — nem por você, no mês seguinte.
Fiscal
- Dono
- Contador
- Situação
- Se a emissão está funcionando. Quando a Sefaz cai, as vendas continuam e as notas ficam na fila — é aqui que se vê a fila crescer.
- Documentos
- As notas emitidas, com status e chave de acesso. Reemitir tenta de novo o que falhou.
- Certificado
- O certificado digital A1 da farmácia. Vence em um ano — o sistema avisa com antecedência, e vale marcar no calendário: sem certificado válido, não sai nota.
- Exportações
- Os arquivos que o contador pede. A prévia mostra o que vai sair antes de gerar.
SNGPC
- Farmacêutico responsável
Todo medicamento das listas da Portaria 344 que entra ou sai da farmácia gera um movimento no livro, e o livro é enviado à Anvisa. A responsabilidade é pessoal do farmacêutico responsável técnico.
- Movimentos
- Entradas e saídas de controlado, com receita, prescritor e comprador.
- Conferir
- Roda antes do envio e aponta o que está incompleto — receita sem prescritor, saída sem comprador. Corrija antes de enviar.
- Preparar / Envios
- Monta o arquivo do período e registra o protocolo que a Anvisa devolve. Guarde o protocolo: é a prova de que foi enviado.
O livro não se corrige apagando
O movimento do SNGPC é registro legal. O sistema recusa apagar ou alterar — quando alguém tenta, a mensagem diz o que fazer: registrar um movimento de acerto. Livro que se reescreve não prova nada, e é exatamente o que a fiscalização procura.
Contador
- Dono
- Contador
Reúne num lugar o que o escritório de contabilidade pede todo mês — notas de entrada e de saída, movimento por forma de pagamento, posição de estoque. Evita a troca de e-mails de sempre.
LGPD
- Dono
- Farmacêutico
Farmácia trata dado de saúde, que a LGPD classifica como sensível. Esta tela existe para responder ao cliente que pergunta o que vocês guardam, e para atender quem pede para ser esquecido.
- Consentimentos
- O que o cliente autorizou e quando. Inclui o consentimento para receber mensagem de marketing — sem ele, não mande.
- Acessos
- Quem, dentro da farmácia, abriu a ficha daquele cliente. Existe porque curiosidade sobre a vizinha é o abuso mais comum em farmácia de bairro.
- Exportar
- Gera o arquivo com tudo o que a farmácia tem sobre o cliente, para entregar a ele.
- Prévia da anonimização
- Mostra o que some e o que fica antes de executar.
- Anonimizar
- Apaga a identificação e preserva o que a lei obriga a guardar — a venda e o movimento de controlado continuam existindo, sem nome.
- Pendências
- Solicitações de titulares aguardando resposta, com prazo.
Anonimizar não é apagar
A LGPD dá ao cliente o direito de ser esquecido, mas outras leis obrigam a farmácia a guardar a venda e o livro de controlados por anos. O sistema resolve as duas coisas: tira o nome e mantém o registro. Feita a anonimização, não há volta — por isso existe a prévia.
Lojas
- Dono
- Logo ou nome
- Suba o arquivo da logo da farmácia e ela passa a aparecer no alto de todas as telas. Sem logo, aparece o nome cadastrado — é um ou outro, nunca os dois.
- Horário de funcionamento
- Dia a dia, com abertura e fechamento. Não é enfeite: é o que libera o token do entregador.
- AFE e licença sanitária
- Autorização de Funcionamento (Anvisa) e licença da vigilância local, com validade. A licença vence todo ano e a renovação demora — o campo de validade existe para você não ser pego de surpresa.
- Responsável técnico
- O farmacêutico que responde pela loja.
- Raio de entrega
- Até onde a loja entrega, em quilômetros.
- Coordenadas
- Geocodificar acha a posição pelo endereço. É de onde a rota do entregador parte.
Usuários e perfis
- Dono
- Perfil
- Um conjunto pronto de permissões. Mudar o perfil muda o que a pessoa vê e faz em todas as telas.
- Lojas vinculadas
- O campo mais importante desta tela. Usuário sem nenhuma loja marcada não acessa loja nenhuma.
- Limite de desconto
- Quanto a pessoa pode descontar sozinha, em porcentagem. Acima disso, o PDV pede autorização de supervisor.
- Permissões sensíveis
- Marcadas em separado — cancelar venda, anonimizar cliente, operar qualquer loja. São as que exigem decisão consciente.
Pode
- Criar perfis próprios — "balconista do turno da noite", com menos permissão.
- Desativar um usuário sem apagá-lo, mantendo o histórico do que ele fez.
Não pode, e por quê
- Apagar um usuário que já operou. As vendas dele ficariam sem dono. Desative.
- Deixar "sem loja" achando que é "todas". É o contrário: sem
loja é nenhuma. Para operar todas, marque as lojas ou conceda
loja.todas.
Auditoria
- Dono
Toda alteração relevante fica gravada: preço mudado, venda cancelada, permissão concedida, ficha de cliente aberta. O filtro é por pessoa, por período ou pelo registro afetado.
A auditoria não se apaga
Nem pelo dono, nem por quem administra o banco. Um registro de auditoria que alguém pode apagar não serve como registro de auditoria — é o único jeito de ele significar alguma coisa numa discussão.
Consolidado
- Dono
Compara faturamento, margem e ticket entre as lojas, em 7 dias, 30 dias, 90 dias ou 12 meses. Diferença de ticket entre filiais costuma ser mix de produto, não esforço de equipe — confira a curva ABC de cada uma antes de cobrar alguém.
O que nunca se apaga
Sete tabelas do MedCoreFlex são somente-inserção. Não é rigidez: cada uma é um registro que perde todo o valor se puder ser reescrito. Quando alguém tenta alterar ou apagar, o sistema recusa e diz o que fazer no lugar.
| Auditoria | Não há correção. Serve justamente para não poder ser mexida. |
| Consentimento LGPD | Registre um novo consentimento ou uma revogação. |
| Lançamento financeiro | Registre um estorno. |
| Movimentação de estoque | Registre um ajuste em sentido contrário, com motivo. |
| Status de entrega | Acrescente o novo status; o anterior fica. |
| Livro do SNGPC | Registre um movimento de acerto. |
| Ponto (registro de jornada) | Registre a correção como novo apontamento. |
A regra por trás disso: o passado é o que aconteceu, e o presente é a soma do passado. Um saldo que fecha porque alguém apagou a linha errada é um saldo que ninguém consegue explicar seis meses depois — inclusive quem apagou.